Checkliste: Rechnungserstellung

• Rechnungslegung so früh wie möglich nach Leistungserbringung
• Alle Vereinbarungen und Vertragsbedingungen müssen eingehalten werden:
  • Anzahl der Rechnungskopien
  • Lieferscheine
  • Zahlungskonditionen
• Informationen auf der Rechnung:
  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung
  • UID-Nummer des Lieferanten
  • Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
    
  • Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt
  • Das Entgelt
  • Den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag
  • Der Steuersatz oder ein Hinweis auf eine allfällige Steuerbefreiung
  • Das Ausstellungsdatum (bei Bargeschäften genügt der Hinweis "Lieferdatum=Rechnungsdatum")
    
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Angabe der Bankverbindungen (u.a. auch IBAN und BIC)

Checkliste: Mahnwesen

• Tägliche (automatische) Prüfung der Außenstände
• Erste Mahnung spätestens 10 Tage nach Fälligkeit
• Maximal 3 Mahnstufen
• Mahnungen alle 14 Tage
• Bei wichtigen Kunden: Alternative telefonische Rückfrage:
  • War die Rechnung formal korrekt?
  • Gab es Probleme bei der Leistungsabnahme?
  • Wann kann mit der Zahlung gerechnet werden?
• Verrechnung von Mahngebühren und Verzugszinsen
• Einschalten eines Inkassobüros oder Anwalts
• Aussetzen weiterer Lieferungen (Lieferstopp)

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