Reporting stellt einen zentralen Controlling-Prozess im Unternehmen dar, welcher für das Management - nicht zuletzt als Grundlage für Entscheidungen - von großer Bedeutung ist. Im Detail schafft das Reporting (Berichtswesen) eine Verbindung zwischen Entstehungs- und Anwendungsort der Daten. Wesentliche Teilaufgaben des Reportings sind die Datengewinnung, -dokumentation, -aufbereitung und auch die zur Verfügung Stellung von entsprechend ausgewerteten Datenmengen. Typischerweise kann bei der Ausgestaltung des Reportings und damit einhergehenden Prozessen zwischen mehreren Modellen unterschieden werden. Maßgebliche Erfolgsfaktoren bzw. Knackpunkte bei den unterschiedlichen Ansätzen zeigen sich im Ressourcenaufwand, in der zur Anwendung kommenden Datenbasis und auch in der Durchgängigkeit des Reportings.

Bezogen auf den "klassischen Reporting-Ansatz", der zentrales und dezentrales Reporting parallel umfasst, ergeben sich oftmals, insbesondere durch das dezentrale Berichtswesen, einige Herausforderungen. Eine augenscheinliche Schwäche kann in Doppelgleisigkeiten liegen, die auch durch nicht eindeutig definierte Verantwortlichkeiten bedingt sein können. Insbesondere durch die dezentrale Ausrichtung des Reportings können auch Redundanzen auftreten, welche einen insgesamt hohen Ressourcenaufwand bedingen. Bei dem klassischen Reporting-Ansatz kann es sogar bei zentralen Vorgaben dazu kommen, dass am Ende keine durchgängigen und einheitlichen Reportingergebnisse vorliegen. Zum Teil zeigt sich diese Mehrgleisigkeit auch in uneinheitlichen Berichtdesigns. Schließlich ist manchmal auch die Datenbasis eine Herausforderung - nämlich dann, wenn keine einheitliche Datenbasis zur Verfügung steht und etwa unterschiedliche Datenstrukturen, KPI-Definitionen oder auch Berichtsstichtage verwendet werden. Der große Nachteil liegt dann in der fehlenden Vergleichbarkeit der Ergebnisse des Reportings und einen Schritt weitergedacht auch in dem fehlenden Vertrauen gegenüber dem Reporting.

Mit Informationstechnologie und Standardisierung zur "Reporting-Factory"

Vor allem durch Standardisierung und Automatisierung ist es auch zu einer Zentralisierung des Reportings (in einer Reporting-Factory) gekommen, wodurch die Effizienz des Berichtswesens gesteigert werden soll. In einer solchen Reporting-Factory findet die Industrialisierung des Reportings statt, in deren Rahmen insbesondere Skaleneffekte erzielt werden können. Im Gegensatz zum klassischen Reporting-Ansatz können bei diesem Reporting-Ansatz Doppelgleisigkeiten besser vermieden und Prozesse standardisiert und gebündelt abgearbeitet werden. Weitere Stärken liegen in dem Fokus auf wertschöpfenden Aktivitäten (das Reporting soll kritische Analysen und Beratung anstelle von aufwendiger Datenbeschaffung und -aufbereitung durchführen) wie auch in einer einheitlicheren Datenbasis. Eine solche Datenbasis wird typischerweise eher unternehmensweit anerkannt und schafft Transparenz und erhöhtes Vertrauen in das Berichtswesen.

Die Zentralisierung des Reportings in einer Reporting-Factory bringt allerdings nicht nur Vorteile mit sich, sondern ist auch durch nicht zu unterschätzende Herausforderungen gekennzeichnet. Der Name Reporting-Factory suggeriert bereits, dass die Vorteile typischerweise erst ab einer gewissen Unternehmensgröße lukriert werden können - nicht zuletzt durch die erhöhte organisatorische Komplexität und durch den beträchtlichen Implementierungsaufwand. Ebenso kann in der Reporting-Factory eine gewisse Distanz des Reportings vom "Daily Business" eintreten, wodurch sich die Steuerungsrelevanz der Berichte verringern kann. Im laufenden Betrieb zeigt sich überdies manchmal die Problematik eingeschränkter Flexibilität (zentrale Systeme sind regelmäßig weniger flexibel bei kurzfristigen Änderungen oder Ergänzungen als dies bei dezentralen Strukturen der Fall ist) wie auch gesteigerter Komplexität in der Organisation insgesamt. So könnte es z.B. nötig sein, die mit dem Betrieb der Reporting-Factory verbundenen Kosten im Wege einer Konzernumlage auf die anderen Gesellschaften zu verteilen.

Kann die Kombination aus beiden Ansätzen zum Erfolg führen?

Durch die gut abgestimmte Kombination mit und Koordination zwischen zentralem (Reporting-Factory) und dezentralem Reporting-Ansatz kann es gelingen, die Vorteile der beiden dargestellten Reporting-Ansätze in den Vordergrund zur rücken und die Schwachpunkte möglichst hintanzuhalten. Auch bekannt unter dem Begriff der intelligenten Zentralisierung werden zentral Vorgaben definiert, jedoch bei der Erstellung des Reportings sowohl zentral als auch dezentral vorgegangen. Wichtiger Erfolgsfaktor dabei ist auch eine zentrale Datenbasis, etwa in Form eines (zentralen) Data-Warehouses.

Bild: © Francois Doisnel - Fotolia